Как составить протокол общего собрания: общие правила оформления


Если в ходе мероприятия будет выявлено, что бланк был составлен или заполнен неверно, все решения, которые фиксировала документация, признаются недействительными. Задумавшись, как правильно оформить протокол собрания, образец которого можно скачать в интернете, предприниматель должен помнить, что бумага должна быть составлена не позднее 15 дней с даты проведения собрания. Документация выпускается в 2 экземплярах.

В состав протокола обязательно должны входить сведения о:

  1. времени проведения встречи;
  2. лицах, входящих в состав президиума;
  3. количестве голосов, которыми обладают участники;
  4. адресе проведения мероприятия;
  5. списке проблем, которые выносятся на повестку дня.
  6. общее число голосов с учетом членов, которые не смогли посетить мероприятие;
  7. ФИО лица, которое является председателем собрания;

Основные вопросы, которые необходимо решить во время мероприятия, фиксируются в бланке документации в виде тезисов.

Составление и оформление протоколов заседаний, собраний, конференций

Дополнительно для лиц, приглашённых на совещание, указывается занимаемая должность. На собраниях, где большое количество участников, перечисление присутствующих в водной части нецелесообразно, поэтому составляется отдельный список присутствующих на собрании, а в разделе «присутствовали», указывается общее количество присутствующих, со ссылкой на прилагаемый список. Например: Приложение к протоколу конференции трудового коллектива КГПУ от 23.03.2004 № 1 Список присутствующих на собрании трудового коллектива КГПУ 23.03.2004 №/№ Ф.И.О.

Структурное подразделение, должность Личная подпись работника 1. 2. 3. 4 Секретарь личная подпись И.О. Фамилия Разделы «присутствовали» и «приглашённые» важны для протокола, т.к.

влияют на юридическую силу документа.

Протокол общего собрания (образец).

Для протоколов коллегиальных органов, собраний важно указывать общее количество членов коллегиального органа, трудового коллектива, необходимых присутствовать. Рассматриваемые вопросы перечисляются в разделе «Повестка дня».

Как составляется протокол общего собрания?

Документ составляется в двух экземплярах и обязан содержать определенный набор данных:

  1. Состав президиума.
  2. Дата и место проведения собрания.
  3. Число голосов, которыми владеют участники.
  4. Фамилия и имя председателя собрания.
  5. Общее число голосов с учетом отсутствующих участников.
  6. Повестка дня.

Как правило, в протоколе указываются в виде тезисов основные вопросы, вынесенные на обсуждение и голосование, и результаты, которые были утверждены.

Протокол общего собрания – излагающий ход вынесения каких-либо решений, которые определяют направление деятельности юридического лица, коллегиально. Все формы и виды протоколов направлены на документирование принятых решений коллегиальных органов. Также протокол составляется при проведении деловых встреч, заседаний комиссий, ведении переговоров, совещательных собраний.
Цель протокола – это документальное оформление коллегиальных решений и достигнутых договоренностей.

Совет 1: Как писать протокол совещания

Смысл этих записей заключается в том, что с ними вы не упустите ни одной важной высказанной мысли. Также записывайте имена тех, кто высказывается, чтобы помнить, кто что сказал и по какой теме.

Из высказываний записывайте лишь факты, а не личные мнения или предположения. 3 Само оформление протокола должно происходить сразу после совещания, чтобы не были забыты важные моменты или не были утеряны записи. Протокол должен содержать краткое описание совещания в деловом стиле.

Для этого используйте косвенную речь, пишите все в прошедшем времени: «И.И. Иванов отметил, что.». 4 Содержание протокола должно состоять из:1. «шапки» с указанием цели проведения и даты совещания, иногда также с указанием времени начала совещания;2. списков присутствующих и не присутствующих лиц;3.
краткое содержание принятых решений — с указанием инициаторов этих решений.

Обратите внимание Название организации.

Как оформить протокол заседания организации

Протоколы также используются, чтобы отражать работу собраний, конференций и семинаров.

Решение о необходимости оформления протокола принимается на совещаниях руководителем, который их назначает.

Если во время совещания будет обсуждаться информирование сотрудников по определенной проблеме о разъяснении ранее принятого решения, то может оформление протокола заседания необязательно.

Однако оформление протокола может потребоваться и на оперативном совещании.

В таком случае фиксируются данные о составе присутствующих, предложения либо высказанные мнения. &gt ; Александр Шувалов, генеральный директор компании «Туле-центр», Москва Даже при правильной , соблюдая установленный регламент, повестку и конструктивные убеждения, не всегда обеспечивается необходимый результат – компании не удается осуществить кардинальные изменения, будто совещания и не было вовсе. Подобная проблема вызвана вовсе не ленью сотрудников.

Протокол заседания коллегиальных органов

Расположение реквизитов заголовочной части во всех случаях продольное или угловое. Бланки конкретного вида документов используются при издании большого количества их экземпляров. Остальные документы оформляются на общем бланке.

На нем оставляют чистое место для нанесения названия любого вида документа.

А если в инструкции по не указан конкретный тип бланка?

Тогда протокол оформляется на чистом листе формата А4. В заголовочной части протокола указываются следующие обязательные реквизиты:

  1. наименование вида документа;
  2. место составления или издания документа.
  3. наименование организации;
  4. регистрационный номер документа;
  5. дата документа;

Рассмотрим ситуацию, если заседание (совещание) проводится в структурном подразделении.

Протокол совещания

Чаще всего это руководитель компании, но может быть и другой сотрудник.

В заголовочной части перед словом ПРОТОКОЛ указывают наименование структурного подразделения. Например: Вид документа рекомендуется указывать прописными буквами (ПРОТОКОЛ).
При этом сведения о председателе нужно обязательно вносить в протокол. С самого начала заседания все события, происходящие на нем, тщательно фиксируются. Причем делается это разными способами: ведение протокола не исключает использования средств фото и видео фиксации. Протокол после окончания совещания обязательно подписывается секретарем и председателем собрания, а также при необходимости его участниками, которые таким образом подтверждают то, что все внесенные в него сведения верны.

Функция по оформлению протокола обычно входит в компетенцию секретаря предприятия или иного работника, назначенного для выполнения этой миссии прямо на совещании.

При этом человек, выбранный для ведения протокола, должен иметь четкое понимание того, как и для чего это делается и обладать хотя бы минимальными навыками по написанию протоколирующих документов.

Как составляется протокол совещания

На совещаниях оговаривается положение вещей в целом, поэтому нет нужды в детальной записи. В итоге, в протоколе тезисно отражается ход заседания: обсуждённые темы, поднятые вопросы и принятые решения.

В некоторых случаях руководители организации требуют именно дословной фиксации каждой фразы.

Это характерно для совещаний в современных компаниях, где на подобных мероприятиях решается большое количество оперативных вопросов.

Нередко можно встретить упоминания о том, что протоколы должны вестись на специальных бланках. Так происходит, если подобные встречи проходят в государственных ведомствах, например, в муниципальных органах власти. В обычных организациях редко вводятся специальные формы для протоколирования.

Исключение составляют особые виды совещаний, например, работа совета директоров акционерного общества. Протокол совещания должен содержать следующие сведения: Обязательные реквизиты:

Образцы протоколов совещаний. Как составить протокол совещания: образец

Условия размещения людей имеют важное значение в создании деловой обстановки.Эти нюансы являются основными в подготовке к совещанию.

При их соблюдении мероприятие будет проведено эффективно и организованно.В каждой организации регулярно проводятся совещания.

Этот вид мероприятий помогает разрешить многие острые проблемы, своевременно принять решение по сложным задачам, создать стратегию развития фирмы. Часто совещания не фиксируют протоколом, что считается нормой. Руководство может самостоятельно определить список мероприятий, в процессе которых ведется запись.

Им же устанавливается, где это делать необязательно.Основным назначением протокола считается фиксация в письменной форме всех вопросов, задач и мнений, звучащих на заседании, а также совместное принятие решений. Лучшей формой считается детализированный протокол.