Как составить сопроводительное письмо на список документов

Как оформить письмо


Далее указывается инструкция, что необходимо выполнить с этими документами. Приложения: В пронумерованном списке указывают названия документов, количество экземпляров и общее количество листов.

Должность отправителя ________ Подпись ________________ Инициалы, фамилия _______________

Как правильно оформить сопроводительное письмо к резюме.

Образец В сопроводительном письме к резюме отправитель излагает информацию о своих профессиональных качествах, успехах, лучших сторонах своей личности.

Все это преследует цель заинтересовать работодателя.

Как составить сопроводительное письмо к документам. Образец сопроводительного письма к документам

В следующих абзацах письма логично указать основания документа: нормативно-правовые акты, пункты договора, акты проверок, предписания контролирующих органов и другое. Завершается изложение просьбой, предложением или требованием.

После того как текст составлен, указывается перечень прилагаемых документов с нумерацией, названием и реквизитами, а также количество прилагаемых листов.

Как написать сопроводительное письмо к документам, мы разобрали выше. Теперь немного о его оформлении. «Шапка» документа. Здесь указывается должность руководителя или иного представителя адресата, название предприятия или полные фамилия, имя и отчество частного лица; полный адрес и почтовый индекс.
Дата составления сопроводительного письма, а если отправитель юридическое лицо, то и регистрационный исходящий номер. Обращение к адресату в соответствии с правилами делового письма.

Будь то частное лицо или руководитель предприятия, к нему обращаются по имени и отчеству, присовокупив обращение «уважаемый».

Как написать сопроводительное письмо

Если впоследствии бумага потеряется, сопроводительная бумага подтвердит, что вы передали ее адресату. Структура и реквизиты могут различаться в деталях, в зависимости от типа сопровождения, но в целом выглядят следующим образом:

  • Адресат (наименование и адрес организации, имя и должность сотрудника, которому направляются документы).
  • Перечень прилагаемых документов.
  • Номер и дата обращения.
  • Лицо, подтверждающее достоверность.
  • Контакты.
  • Содержание.

Нумеруются сопроводиловки по правилам делопроизводства организации, как и другую корреспонденцию.

Поэтому важно составлять сопровождение в двух экземплярах и просить получателя указать на вашей копии дату и время получения, а также согласие с описью. Переписка организаций регулируется ГОСТ Р 6.30-2003 от 03.03.2003.

Нюансы составления и оформления грамотного сопроводительного письма с описью предоставляемых документов

—

7 Получите бесплатную консультацию прямо сейчас: +7 (495) 212-90-15Москва +7 (812) 332-54-12Санкт-Петербург Получите бесплатную консультацию прямо сейчас: +7 (495) 212-90-15Москва +7 (812) 332-54-12Санкт-Петербург © Copyright 2022 Новое в разделе

  1. →
  2. →
  3. →
Рекомендуем прочесть:  Посмотреть акт осмотра здания

Как составить сопроводительное письмо к документам (образец)?

Текст письма Сопроводительное письмо, как правило, составляется на имя первого руководителя компании-адресата или ее подразделения.

В настоящее время правила делопроизводства относятся к внутренним вопросам предприятия и устанавливаются локальными актами.

В этом случае рекомендуется обращение «Уважаемый (ая)» с указанием имени и отчества руководителя. Начальная фраза описательной часть письма зависит от организации, в которую оно направляется:

  1. в вышестоящую организацию – «представляем Вам»;
  2. в подведомственную организацию – «направляем Вам»;
  3. в стороннюю организацию – «высылаем Вам».

Далее следует описание цели предоставления документов и, при необходимости, просьба об их рассмотрении.

Если письмо безадресное, обращение можно пропустить.
Перечень документов В сопроводительном письме под грифом «Приложение» следует указать исчерпывающий перечень направляемых документов по следующим

Как написать сопроводительное письмо к документам — образец

Письмо можно отправлять и без указания конкретного должностного лица; Цель, с которой осуществляется отправка документов.

Если корреспонденция направляется по запросу организации, об этом нужно указать в начале письма.

Могут использоваться такие формулировки, как «на подпись», «на согласование», «на ознакомление» и т.д.; Порядок действий, которые следует совершить с документами после их подписи, ознакомления и т.д. В письме может быть указано, например, что приложенные к нему бумаги нужно вернуть, отправить по определенному адресу или оставить у адресата; Перечень документов, которые направляются в качестве приложения к этому сопроводительному письму.

Это основной элемент сопроводительного письма, поскольку именно с целью передать документы оно и составляется. Необходимо произвести подробную опись с указанием названия, регистрационного номера, даты подготовки (отправки), количества страниц и экземпляров каждой из бумаг.

Если информация о документе содержится в основном тексте письма, в списке приложений его можно подробно не описывать.

Составляем сопроводительное письмо к документам

Рассмотрим каждую часть письма более подробно.

Во многих компаниях для оформления используется готовый бланк сопроводительного письма к документам. Если в вашей компании он отсутствует, то сопроводительное письмо следует оформлять согласно .

Для начала необходимо заполнить адресную часть. В ней указывается наименование, название, адрес компании, фамилия и инициалы сотрудника и его должность (если документы отправляются конкретному человеку). Далее необходимо указать дату и номер исходящего документа.

Первая часть содержания письма должна представлять собой сообщение о направлении документов.

Она начинается со слов: «Направляем вам …», «Представляем вам …» и т.д. После этого можно указать цель отправки документов (для ознакомления, заполнения, согласования и т.д.). Если к письму прикреплен один документ, то его можно указать в данной части, если несколько – можно использовать понятие «пакет документов», состав которого будет раскрыт ниже.

Сопроводительное письмо к документам

Поэтому особое внимание мы уделим вопросу оформления именно этого реквизита.

Независимо от того, как будет оформлено приложение, практика делового обращения требует полного перечисления приложенных к письму документов, указания количества экземпляров и количества листов в каждом из них. Если этой информации не будет, сопроводительное письмо потеряет всякий смысл.

Итак, когда о направляемых документах уже сообщается в тексте письма, вновь перечислять их названия не стоит. Достаточно указать количество листов и экземпляров. См. Пример 1. Пример 1 Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в тексте письма) Если приложение не обозначено в тексте письма, помимо количественных данных нужно указать его название.

Если пакет включает в себя несколько документов, приложения нумеруются. См. Пример 2. СвернутьПоказать

Как составить сопроводительное письмо к документам образец

Заключительная часть сопроводительного письма к документам содержит подпись отправителя, его должность и ФИО.

Директору ООО «Стандарт» Е.С. Кузьмину 27.07.2013 № 23 Уважаемый Евгений Станиславович! Источник: https://working-papers.ru/soprovoditelnoe-pismo-k-dokumentam

  1. Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» сентябрь 2013
  2. Рубрика Оформление документов
  1. 16901 просмотр
  2. 4.88
  3. 0 комментариев
  1. Кожанова Евгения | специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Кромеобычной переписки, мы ежедневно высылаемконтрагентам различные документы:договоры, протоколы, счета, презентационныематериалы… Правила делового этикетада и элементарная осмотрительность вобращении с документами требуют написанияв этих случаях сопроводительного письма.Что это дает и как его оформить?